5 Komponenten für effektive interne Kontrollen

Interne Kontrollen werden als Prozess definiert, der darauf abzielt, Betrug abzuwehren, Unternehmensressourcen zu schützen und die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften sicherzustellen. Interne Kontrollen sind nur wirksam, wenn sie durch die spezifischen Bedürfnisse der Arztpraxis bestimmt, implementiert, überwacht und gemessen werden, um sicherzustellen, dass sie wie geplant funktionieren.

Die Arztpraxis muss proaktiv vorgehen, um Fehlverhalten von Mitarbeitern zu verhindern, indem sie eine Richtlinie für interne Kontrollen aufstellt. Prävention und Aufdeckung spielen in jedem internen Kontrollprozess eine sehr wichtige Rolle, da sie ein gewisses Risiko minimieren.

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Einstellungspraktiken

Die Einstellung des besten medizinischen Personals ist ein wirksames Mittel, um den internen Kontrollprozess zu stärken. Die Einstellung von Mitarbeitern, die kompetent, vertrauenswürdig und zuverlässig sind, indem Kandidaten sorgfältig vorab geprüft werden, ist nur aus geschäftlichem Interesse. Hintergrundprüfungen und Referenzprüfungen sind ein einfacher Weg, schlechte Äpfel auszusondern und bestimmte Personen von der Bewerbung abzuhalten.

Obwohl frühere Arbeitgeber keine anderen Informationen als den Beschäftigungsstatus und die Berechtigung zur Wiedereinstellung angeben dürfen, können Sie beantragen, dass die Antragsteller Kontaktinformationen für frühere Vorgesetzte oder Kollegen angeben, um genauere Informationen zu erhalten. Hintergrundprüfungen einschließlich Kreditprüfungen enthalten auch Angaben zur persönlichen Vorgeschichte eines Bewerbers.

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Aufgabentrennung

Durch die Trennung der Aufgaben ist ein Mitarbeiter nicht für mehrere Transaktionen verantwortlich, bei denen es um die Abwicklung von Finanzen geht. Wann immer ein Mitarbeiter mit Geld zu tun hat, sollte es eine Person geben, die bestimmte Transaktionen autorisiert, eine andere Person, die für die Verarbeitung zuständig ist, und eine andere für den Abgleich und die Protokollierung. Dadurch wird sichergestellt, dass keine Person eine Aufgabe ausführen kann, die von einer anderen Person nicht erkannt oder überprüft wurde.

Die Aufgabentrennung macht es schwierig, Geldbeträge zu verlieren, sei es auf der Rezeptionsebene oder auf der Verwaltungsebene der Arztpraxis. Wenn Mitarbeiter wissen, dass jeder Prozess verfolgt und überwacht wird, wird die Genauigkeit und Ehrlichkeit bei der Ausführung von Aufgaben gefördert.

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Dokumentation

Jede Finanztransaktion sollte einen Papierweg haben. Dokumentation ist nicht nur das Schreiben oder Dokumentieren von Handlungen, sondern auch das Speichern von Kopien aller Finanzunterlagen wie Rechnungen und Zahlungsüberweisungen. Mitarbeiter sollten darauf hingewiesen werden, dass sie niemals eine Transaktion auf Grundlage einer mündlichen Anfrage durchführen.

Gültige Unterlagen umfassen Formulare der Amtsärzte, Briefkopf oder Rechnungen und sollten bei Bedarf durch Unterschrift autorisiert werden. Schecks sollten immer eine Rechnung enthalten, ebenso Rückerstattungen, Überweisungen oder Zahlungsbuchungen. Bargeld sollte nur angenommen und niemals ausgeteilt werden, es sei denn, Patientenwechsel werden zurückgegeben. Die Kassenabstimmung sollte auch zu Beginn und am Ende jeder Schicht dokumentiert werden.

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Physische und elektronische Schutzmaßnahmen

Die Verwendung von Tresoren, Alarmsystemen, Kameras und Schlössern kann die Arztpraxis beim Schutz von Daten, Inventar, Vermögenswerten und Geld unterstützen.

1. Bewahren Sie alle Geldkassetten, Schecks und Quittungsbücher in einem Safe auf, der vom medizinischen Personal nur eingeschränkt zugänglich ist. Kombinationen sollten regelmäßig geändert werden.

2. Lassen Sie Alarmsysteme für Nachstunden und Tage außer Betrieb.

3. Kameras können an jedem Eingang und Ausgang der Rezeption aufgestellt und auf den Safe gerichtet werden.

4. Halten Sie die Türen zum Versorgungsraum und / oder Apothekenschrank stets verschlossen und geben Sie nur bei Bedarf Zugang zu bestimmten Bereichen.

Elektronische Sicherheitsvorkehrungen umfassen die Verwendung von Passwörtern und die Beschränkung des Zugangs nur auf autorisiertes Personal.

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Überwachungsvorgänge

Jeder interne Kontrollprozess wäre ohne Überwachung der Vorgänge unvollständig. Die Überwachung der internen Kontrollen umfasst die Überprüfung der täglichen Abläufe, um sicherzustellen, dass die Prozesse ordnungsgemäß funktionieren.

1. Barabgleich

2. Konto- oder Diagrammprüfung

3. Überprüfung durch Vergleich von Berichten

4. Regelmäßige Bestandskontrollen

Es ist wichtig, alle Prozesse genau im Auge zu behalten, aber in erster Linie muss der Leiter eines medizinischen Büros:

1. Regeln und Ziele festlegen

2. Teilen Sie sie allen Mitarbeitern mit

3. Geben Sie regelmäßig Feedback