So entsorgen Sie geschützte Gesundheitsinformationen ordnungsgemäß

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Es gibt mehrere Möglichkeiten, geschützte Gesundheitsinformationen ordnungsgemäß zu entsorgen. Die ordnungsgemäße Entsorgung von geschützten Gesundheitsinformationen (PHI) und anderen vertraulichen Informationen, ob in Papierform oder in elektronischer Form, ist eine Anforderung von HIPAA. Jede Einrichtung, die von HIPAA als abgedeckte Einheit definiert wird, ist dafür verantwortlich, die Vertraulichkeit und Sicherheit der Patienteninformationen sowie die Vertraulichkeit ihrer PHI zu gewährleisten.

Es gibt eine Reihe von Lösungen, die Ihre Arztpraxis einrichten kann, um das PHI ordnungsgemäß zu entsorgen, wenn die Informationen nicht mehr benötigt werden.

Ordnungsgemäße Entsorgung von Papier-PHI

Papier PHI sollte noch nie in den normalen Müll geworfen werden. Das Platzieren von PHI in Mülleimer oder Müllcontainern ist keine sichere Methode zur Entsorgung von PHI. Mülleimer und Müllcontainer sind für die Öffentlichkeit zugänglich, und es gibt keine Möglichkeit, Dokumente vor dem Erhalt und dem Offenlegen ihres Inhalts zu schützen. Unternehmen wurden wegen illegaler Abgabe von PHI in Müllcontainern, einschließlich Patientennamen, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer und anderen geschützten Gesundheitsinformationen, mit einer Geldstrafe belegt.

Bevor das PHI ausgeschieden werden kann, sollte es durch Schreddern oder Brennen unleserlich gemacht werden. Der sicherste Weg ist, ein seriöses Unternehmen zu beauftragen, um die Aufzeichnungen zu vernichten. Helfen Sie Ihren Mitarbeitern, diese Verfahren einzuhalten:

Platzieren Sie an jeder Arbeitsstation kleine Behälter mit der Aufschrift "PHI NUR ZUR EIGENTLICHEN ENTSORGUNG - NICHT ABLEGEN". Dadurch wird verhindert, dass Informationen versehentlich im Papierkorb landen.
Stellen Sie sicher, dass sowohl sichere als auch nicht sichere Bereiche überwacht werden, in denen der Müll als Vorsichtsmaßnahme für PHI entsorgt wird, die der Patient möglicherweise wegwirft. Zum Beispiel im Wartebereich und in den Toiletten.
Beachten Sie, dass bestimmte Informationen einen zusätzlichen Schutz benötigen, wie Sozialversicherungsnummern, Patientendiagnose und Kreditkartennummern.

Stellen Sie sicher, dass alle Papierdokumente in einem Papierkorb abgelegt werden, unabhängig davon, ob sich dort ein PHI befindet oder nicht, um Verwirrung zu vermeiden.
Führen Sie Stichproben durch, um sicherzustellen, dass alle Personen die Anforderungen erfüllen.

Ordnungsgemäße Entsorgung von elektronischem PHI

Elektronische PHI erfordern weniger eine Entsorgung. Wenn Sie jedoch in Ihrem Büro austauschbare oder tragbare elektronische Datenträger wie Disketten, CDs oder Flash-Laufwerke verwenden, müssen Sie nicht mehr benötigte Informationen löschen, löschen oder neu formatieren. Der beste Weg ist, den Gebrauch möglichst zu vermeiden.

Wenn Sie über elektronische PHI verfügen müssen, verwenden Sie Clearing-Software oder -Hardware, um sensible Daten mit nicht sensiblen Daten zu überschreiben. Andere Optionen umfassen das Löschen, bei dem ein starkes Magnetfeld erforderlich ist, um die Daten zu zerstören oder das Gerät mithilfe von Methoden wie Verbrennen, Zerreiben und Schmelzen zu zerstören. Unternehmen, die eine sichere Entsorgung von Papier in Papierform anbieten, können auch eine sichere elektronische Entsorgung in Papierform bereitstellen.

Entfernen Sie unbedingt Informationen von der Festplatte von Computern, die nicht mehr verwendet werden oder in einer Weise verkauft werden, dass die Daten nicht wiederhergestellt werden können. Bleiben Sie über die Einhaltung der HIPAA-Richtlinien auf dem Laufenden, um sicherzustellen, dass Sie die neuesten Richtlinien einhalten.