5 Wichtige Funktionen der Rezeption

Die Rezeption einer Arztpraxis kann sehr beschäftigt sein. Das Personal an der Rezeption ist für den reibungslosen Betrieb der Arztpraxis unerlässlich. Das Personal an der Rezeption besteht in der Regel aus Empfangspersonal und / oder medizinischen Assistenten. Je nach Größe der Arztpraxis kann eine Person beides sein. Abgesehen von den klinischen Aufgaben ist die Rezeption für fünf administrative Aufgaben verantwortlich:

1. Patienten begrüßen
2. Telefon beantworten und verwalten
3. Termine planen
4. Interoffice-Kommunikation
5. Externe Korrespondenz

1

Begrüßung der Patienten

Beim Begrüßen von Patienten geht es nicht nur darum, was Sie sagen, sondern auch, wie Sie mit Patienten interagieren. Die Rezeption ist dafür verantwortlich, dass sich die Patienten willkommen fühlen.

Die Rezeption ist der erste Eindruck, den ein Patient beim Telefonieren oder beim Arztbesuch erhält. Es ist wichtig, dass die Rezeption einen hervorragenden Kundenservice bietet und die medizinische Praxis positiv darstellt.

Hier sind andere Möglichkeiten, Patienten zu begrüßen:

• Beantwortet das Telefon unter Beibehaltung einer höflichen, konsistenten Art und Weise mit der richtigen Telefonetikette
• Hält den Rezeptionsbereich sauber und organisiert
• Registriert neue Patienten und aktualisiert vorhandene Patientendaten durch Sammeln von Patientendaten, einschließlich persönlicher und finanzieller Informationen
• Erleichtert den Patientenfluss, indem er den Anbieter über die Ankunft des Patienten informiert, sich über Verzögerungen bewusst wird und mit Patienten und Klinikpersonal kommuniziert
• Reagiert höflich auf Patienten-, Interessenten- und Besucheranfragen

2

Verwaltet das Telefon

Das Telefonieren auf höfliche und konsequente Art und Weise ist zwar ein Teil der Begrüßung der Patienten, aber es ist nicht die einzige Aufgabe des Telefons an der Rezeption. Die Rezeption ist dafür verantwortlich, alle eingehenden Anrufe zu empfangen und bei Bedarf auch abgehende Anrufe zu tätigen.

• Eingehende Anrufe: Eingehende Anrufe bestehen aus Patientenanrufen, Telemarketern, pharmazeutischen Vertretern, anderen Ärzten und mehr. Die Rezeption muss bei der Verwaltung der Telefone mit diesen Kommunikationsfähigkeiten die richtige Telefonetikette verwenden: Aktiver Zuhörer sein, gute Telefonmanieren haben, Telefongespräche führen, Tact verwenden, Fragen stellen und die Vertraulichkeit wahren.
• Abgehende Anrufe: Manchmal muss die Rezeption abgehende Anrufe tätigen, um einen Patiententermin zu besprechen, externe Termine oder Empfehlungen zu vereinbaren oder Vorräte zu bestellen. Als Vertreter der Arztpraxis ist es ebenso wichtig, die richtige Telefonetikette zu verwenden.

3

Termine einplanen

Eine effektive Terminplanung ist für ein hervorragendes Patientenerlebnis und einen reibungslosen Patientenfluss erforderlich. In den meisten Arztpraxen wird eine Terminplanungssoftware verwendet, die die Terminplanung einfach und unkompliziert macht.Die Rezeption muss jedoch in der Lage sein, Stornierungen oder Nichterscheinen auszufüllen und die Änderungen des Zeitplans für Patienten und Ärzte effizient zu kommunizieren.

4

Kommunikation zwischen den Büros

Die Rezeption der Arztpraxis ist wie ein Kommunikationszentrum. Die meisten Interoffice-Kommunikationen durchlaufen die Rezeption, insbesondere wenn es um administrative Aufgaben im Zusammenhang mit dem Patienten geht.

Eine möglichst klare und prägnante Information zu kommunizieren ist von entscheidender Bedeutung. Ob in einem Memo, in einer schriftlichen Mitteilung, über eine E-Mail im Büro, eine Einzelinteraktion oder in einer Gruppe - es ist wichtig, dass Sie sich an das jeweilige Thema halten und nicht den Punkt verlassen.

Einige grundlegende Fähigkeiten, die für eine effektive Kommunikation zwischen den Büros erforderlich sind, sind:

• Telefonetikette
• Kundendienst
• Grundlegende Word- und Excel-Programme
• Zeiteinteilung
• Organisationstalent

5

Externe Kommunikation

Externe Kommunikation beinhaltet die potenzielle Kommunikation mit Anbietern, anderen Arztpraxen, Versicherungsgesellschaften und anderen Unternehmen. Möglicherweise müssen Sie ausgehende Anrufe tätigen, professionelle Briefe schreiben, faxen und Briefe versenden.

Kenntnisse in Büroprozeduren, die in der Regel aus einem Zertifikat oder einem Associate-Abschluss in einem Geschäftsprogramm stammen, einschließlich Verwaltungsverfahren und -verfahren, Schadensbearbeitung, Erstellen von Patientendiagrammen und grundlegenden Computerkenntnissen. Grundlegende Verwaltungsassistenten und die Fähigkeit, Büroausstattung angemessen zu bedienen, sind wichtig für den Front Office-Erfolg.