4 Möglichkeiten zur Verbesserung der medizinischen Büroplanung

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Geeignete Terminplanung für Patiententermine

Es kann eine Herausforderung sein, ein Gleichgewicht herzustellen, bei dem es darum geht, genügend Patienten zu sehen, um die finanziellen Anforderungen der Praxis zu erfüllen und dennoch ein hohes Maß an Patientenversorgung auf hohem Niveau zu bieten. Denken Sie an diese Dinge:

• Die Patienten sollten nicht länger als 15 Minuten auf ihren geplanten Termin warten müssen.
• Wenn man bedenkt, wie unvorhersehbar die Gesundheitsfürsorge sein kann, ist es verständlich, dass es Zeiten gibt, in denen Patienten länger warten müssen.
• Die Arten von Patientenbesuchen variieren je nach Fachgebiet, Diagnose des Patienten und während des Besuchs durchgeführten Verfahren. Dies bedeutet, dass jeder Besuchsart ein anderer Zeitbedarf zugewiesen werden muss.
• Die Anzahl der täglichen Patientenbesuche sollte in der Lage sein, die Ausgaben des Büros zu decken und natürlich einen Gewinn zu erzielen.
• Bei der Entwicklung des Designs oder der Struktur Ihres Patientenplanungssystems ist es wichtig, mögliche Ereignisse zu berücksichtigen, die den Fluss des Patienten beeinträchtigen könnten.

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Reduzieren Sie Störungen des Patientenflusses

• Späte Ankünfte: Um bei diesem Problem zu helfen, legen Sie einige Einschränkungen in Bezug auf die Verspätung eines Patienten fest, ohne dass eine Neuplanung erforderlich ist. Ermöglichen Sie einem vorzeitig anwesenden Patienten, bis zum Ende des Patienten zu kommen, und planen Sie einen chronisch späten Patienten gegen Ende des Tages.
• Keine Aufführungen: Es gibt drei Möglichkeiten, um Termine zu vermeiden.
  1. Erinnerungsanrufe an Patienten 24 bis 48 Stunden vor dem geplanten Termin.
  2. Eine Möglichkeit, No-Shows zu reduzieren, ist die Online-Patientenplanung. Patienten können ihre eigenen Termine verwalten, einplanen oder neu planen, wodurch No-Shows unwahrscheinlicher werden.
  3. Abrechnung einer Nichterscheinengebühr für versäumte Termine. No-Show-Gebühren machen nicht nur einen Teil der verlorenen Einnahmen wieder wett, sondern weisen auch Ihre Patienten auf, eine Kündigung vorzunehmen, wenn sie ihren Termin absagen. Dies bietet auch die Möglichkeit, den Termin während des Telefonierens des Patienten neu zu planen.
• Walk-Ins: Sehen Sie sich die Trends an, wenn die Arztpraxis häufiger Fußgänger sieht, z. B. montags oder während der Grippesaison, und nehmen Sie entsprechende Anpassungen vor.

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Offene Kommunikation mit Patienten

• Benachrichtigen Sie die Patienten, wenn Termine im Zeitplan liegen
• Unterrichten Sie das Personal des medizinischen Büros, wie nicht-klinische Patientenfragen zu beantworten sind
• Entwickeln und Verteilen von Umfragen zur Patientenzufriedenheit
• Gegebenenfalls schriftlich kommunizieren. Eine einfache und effektive Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihre Patienten Informationen erhalten, die für ihre Behandlung wichtig sind, besteht darin, Handouts wie grundlegende Informationen über die medizinische Praxis, eine Liste mit Gegenständen für jeden Besuch, Zahlungsmodalitäten und Hinweise zu Datenschutzpraktiken bereitzustellen.

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Telefonische und elektronische Kommunikation

Telefon

Als eines der am häufigsten verwendeten Kommunikationsmittel sollte die Telefonkommunikation nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Es ist oft die erste Interaktion eines Arztes mit einem Patienten. Hier sind einige grundlegende Tipps, die Sie Ihrem medizinischen Personal zur Verbesserung der Telefonetikette anbieten können.

• Aktives Zuhören
• Gute Telefonmanieren - professionell und zuvorkommend
• Vertraulichkeit wahren
• Ich danke ihnen immer für den Anruf
• Legen Sie niemals zuerst auf
• Holen Sie sich beim Annehmen von Nachrichten so viele Informationen wie möglich
• Bleiben Sie ruhig und höflich, auch wenn ein Patient zu Ihnen unhöflich ist

Elektronisch

Die gleiche Professionalität, die Sie am Telefon, in der E-Mail-Korrespondenz oder im persönlichen Gespräch verwenden würden, sollte auch in einer E-Mail zum Ausdruck gebracht werden. Denken Sie immer daran, dass E-Mail eine Form der Kommunikation ist und die Art und Weise, wie der Empfänger die Nachricht interpretiert, das einzig Wichtige ist.

• Stellen Sie sicher, dass die E-Mail die richtige Kommunikationsform für Ihre Nachricht ist, anstelle eines Anrufs oder eines Meetings. Denken Sie daran, dass der Inhalt das Image und den Grad der Professionalität widerspiegeln sollte, die von Ihrer Praxis erwartet werden.
• Verwenden Sie korrekte Grammatik, Interpunktion und Rechtschreibung. Halten Sie außerdem die Nachricht kurz und verwenden Sie das richtige Layout für Ihre Nachricht, um das Lesen zu erleichtern.
• Stellen Sie sicher, dass die E-Mail an die entsprechenden Empfänger gesendet wird. Informationen in einer Arztpraxis, insbesondere im Zusammenhang mit Patienteninformationen, sollten nur auf der Grundlage der Kenntnisnahme ausgetauscht werden.