Erfolgreiche Kommunikationstechniken für das Medical Office

"Steh auf für deine Sache!" – Warum Kommunikation Pioniere braucht // Matthias Jackel (November 2024)

Durch Planung und Betreuung kann der Leiter des medizinischen Büros durch erfolgreiche Kommunikationstechniken und -praktiken die Effizienz und Effektivität steigern. Kommunikation ist eines der wichtigsten Instrumente in jeder Beziehung, sei es persönlich oder beruflich. In der Arztpraxis ist eine klare Kommunikation zwischen den Mitarbeitern unerlässlich, um die Qualität der Versorgung der Patienten sicherzustellen.

Kommunikation ist 2-Wege

Damit die Kommunikation abgeschlossen werden kann, müssen Ideen oder Informationen ausgetauscht werden, die Information oder Idee muss jemand sein und jemand, der die Informationen erhält.

Kommunikation ist am besten, wenn sie wechselseitig ist, was bedeutet, dass Ideen und Informationen zwischen den beiden Personen ausgetauscht werden, wobei jeder vom Austausch gibt und nimmt. Wenn die Kommunikation einseitig ist, ist die Möglichkeit von Missverständnissen oder Missverständnissen groß und führt zu unerfüllten Erwartungen und schlechten Ergebnissen.

In einer Beziehung gehen wir meistens zurück und entschuldigen uns für jedes Missverständnis und versuchen es erneut. In einer Arztpraxis kann Fehlkommunikation jedoch sowohl physisch als auch finanziell teuer sein. Studien unter den effektivsten Führungskräften zeigen, dass Kommunikation die wichtigste Fähigkeit ist, die ein Manager oder eine Führungskraft besitzen und nutzen kann.

Effektive Kommunikation in der Arztpraxis

Eine möglichst klare und prägnante Information zu kommunizieren ist von entscheidender Bedeutung. Ob in einer schriftlichen Kommunikation, über eine Büro-E-Mail, eine Einzelinteraktion oder in einer Gruppe - es ist wichtig, dass Sie sich an das jeweilige Thema halten und nicht vom Punkt abkommen. Die Verwendung der fünf W's und eines H-Ansatzes des Journalismus wird dazu beitragen, den Fokus auf das Thema zu behalten:

Wer: Wer muss die Informationen teilen? Wen beeinflusst diese Information? Wer ist oder wird verantwortlich sein?
Was: Welche Schritte müssen unternommen werden? Welches Ergebnis ist erwünscht? Welche Ressourcen werden benötigt, um den Prozess oder das Projekt abzuschließen? Welche Umstände betreffen diese Angelegenheit direkt?
Warum: Warum ist das wichtig? Warum ist die Person, die diese Informationen erhält, enthalten?
Woher: Wo findet die Veranstaltung, das Treffen und die Arbeit statt? Wo sind die Materialien oder Daten erforderlich, um das Projekt abzuschließen?
Wann: Wann ist das Treffen? Wann ist die Frist? Wann ist Feedback oder Fortschritt gefragt?

Wie: Wie wird der Erfolg gemessen? Wie wird die Leistung bewertet? Wie wird die Fertigstellung sicher sein?

Seien Sie klar und prägnant - Beseitigen Sie Klappern und Flusen

Dies sind nur einige Fragen, die beantwortet werden könnten, um die Informationen klar und knapp zu halten. Eine weitere gute Faustregel, wenn Sie andere ansprechen, lautet: "Sagen Sie, was Sie meinen und meinen Sie damit."

Wenn andere wissen, dass Sie aussagekräftige Informationen und Feedback geben, hören sie eher aufmerksam zu und betrachten Ihren Austausch mit Respekt. Ein Manager, der über Besprechungen klatscht, unablässig über geschäftliche Angelegenheiten plaudert oder bei Meetings ein abwegiges Thema hinterlässt, ist weniger effektiv, da seine Angestellten damit beginnen, den „Flaum“ abzuschwächen. Es ist zwar wichtig, dass Sie mit Ihren Kollegen und Mitarbeitern zusammenarbeiten, aber es ist ebenso wichtig, professionelles Bewusstsein zu haben.

Feedback geben - Aktives Zuhören

Feedback ist ein weiterer wichtiger Teil einer effektiven Kommunikation. Das Abhören von Feedback hilft allen Beteiligten beim Verständnis. Eine Technik, die als „aktives Zuhören“ bezeichnet wird, ist ein hilfreiches Werkzeug, um sicherzustellen, dass das Verständnis vollständig ist. Bei dieser Technik formuliert der Hörer die Informationen, die er gehört hat, mit eigenen Worten. Wenn diese Informationen korrekt sind, ist der Austausch abgeschlossen, wenn der Absender der Informationen Missverständnisse zu diesem Zeitpunkt nicht korrigieren kann. Dieser Austausch dauert nur ein wenig mehr Zeit und ist ein effizientes Instrument zur Schaffung von Rechenschaftspflicht, da alle am Austausch Beteiligten wissen, dass die Erwartungen klar und klar waren.

Die Vorteile klarer Kommunikation in der Praxis

Klare und effektive Kommunikation spart Zeit, Geld und Ärger. Wenn alle Parteien verstehen, was erforderlich, erwartet und akzeptabel ist, ist der Fortschritt sicherer. Wenn alle Parteien verstehen, warum etwas notwendig ist, fühlen sie sich respektiert. Wenn Ideen ausgetauscht und Rückmeldungen berücksichtigt werden, fühlen sich alle Beteiligten mit einbezogen und wichtig für den Prozess. Diese Gefühle der Inklusion und Bedeutung sind entscheidend für die Moral und den Gesamterfolg der Praxis.